facturación electrónica

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Boletas Electrónicas: Resolución 19 del 12 de febrero del 2008

En el actual sistema de facturación electrónica, esta resolución es especialmente útil al momento de emitir boletas electrónicas o, por algún motivo particular, es conveniente conocer de cerca la operatoria y sus obligaciones, por cuanto en ella se establecen los requisitos para autorizar a contribuyentes como emisores de boletas electrónicas y boletas no afectas o exentas electrónicas.

Es un documento de sólo 6 páginas que recomendamos imprimir también en caso de emitir este tipo de documento o se desenvuelva de manera recurrente con él.

Dentro de los elementos más relevantes señalados allí, se encuentran los siguientes:

  • El emisor que desee emitir boletas electrónicas (afectas y exentas, distintas a la boleta de honorarios) deberá previamente constituirse como emisor electrónico, por tanto, deberá también emitir facturas electrónicas.
  • Deberá conservar un libro de boletas electrónicas mensuales, el cual no debe enviarse al Servicio de Impuestos Internos salvo petición expresa.
  • Generar y enviar diariamente un archivo llamado Consumo de Folios que informa al Servicio de Impuestos Internos sobre el reporte de folios consumidos en el día.
  • Deberá habilitar un sitio web particular que permita al receptor de la boleta poder consultar en línea el documento por al menos 3 meses desde emitida la boleta. Este sitio web debe ser publicado en el formato impreso de la boleta.
  • En caso de que no exista traslado de mercadería o se trate de un servicio entregado, el emisor de la boleta podrá omitir la entrega impresa toda vez que el receptor del servicio autorice de manera expresa el envío de manera electrónica.
  • En caso de que se desee modificar una boleta o anularla entonces el emisor deberá proceder con la emisión de notas de crédito.
  • En caso de anulación se deberá individualizar al comprador.
  • La impresión de la boleta electrónica podrá efectuarse mediante impresoras de inyección de tinta, láser y de transferencia térmica.
  • No podrán utilizarse para su impresión Máquinas Registradoras, Terminales de Puntos de Venta o Impresoras Fiscales autorizadas por el Servicio de Impuestos Internos.
  • En caso de emitir boletas electrónicas, no se requiere de la emisión de informes “X” o “Z”, ni llevar el Libro de Control de Informes “Z” o Libros de Control de rollos de auditoria.
  • No se requiere en estos casos disponer de equipos computacionales de uso exclusivo para le emisión del documento tributario electrónica, como lo señala en el modelo tradicional la resolución exenta número 6761 de 1998.
  • Los totales asociados a las boletas electrónicas deben incorporarse al libro de ventas electrónicos. No así su detalle.
  • En caso de realizarse ventas por montos inferiores al mínimo y por las cuales no se haya emitido boleta electrónica, dichas ventas deberán registrarse deberán registrarse al finalizar la jornada, mediante la emisión de una boleta electrónica que resuma dichas transacciones.

El uso de correlativos es especialmente relevante en este documento. No así en el resto de los documentos tributarios tales como factura electrónica. En caso de que por algún motivo no haya utilizado un número intermedio en la numeración ocupada del día deberá proceder con anular dicho folio y velar porque aquello quede debidamente registrado en el consumo de folios.

Otra consideración importante en relación a esta resolución es que se debe procurar administrar de una manera funcional los correlativos entre sus sucursales. Muchas empresas que llevan sus boletas de manera tradicional y que cuentan con más de una sucursal hoy proceden a separar la numeración mediante los talonarios. Aquello no es posible de hacer en el formato electrónico ya que se dispone de un único archivo de consumo de folios (CAF) donde se indican la totalidad de folios que se podrán utilizar y consumir de manera correlativa. Lo recomendable en estos casos es adicionar a la gestión un control de folios desde su sistema que recoja esta nueva realidad. Por ejemplo, ocupar centros de costos o sucursales en sus sistemas contables o de facturación de modo de que usted logre revisar y controlar la emisión de boletas por sucursal sin mediar el uso del correlativo como variable de control. El consumo de folios debe enviarlo diariamente por RUT de contribuyente, no por sucursal.

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