Para aquellos que no tuvieron la oportunidad de realizar el trámite de timbraje de cuño en las oficinas del Servicio de Impuestos Internos, es importante describir ese proceso como antesala a lo que es hoy el timbraje digital. Veamoslo a continuación:

 

 

1° paso: La coordinación con la imprenta:

El contribuyente, o emprendedor, muchas veces a través del contador, debía coordinar con la imprenta el diseño e impresión, al menos en cuadruplicado, de una determinada cantidad de folios. Los folios representan el número de la factura, el cual es irrepetible para una misma empresa (sólo existe una única factura afecta 100, por nombrar un ejemplo, emitida por la empresa Acme Ltda.). De acuerdo al timbraje realizado la última vez, entonces debía indicarse el inicio de la numeración, por ejemplo, a partir del número 1001 para el tipo de documento Factura (si era la primera vez debía ser el número 1). Entonces el emprendedor solicitaba a la imprenta la impresión de un set de talonarios, digamos unos 5 (lo cual dependía de la cantidad de facturas a emitir en el mes), con 50 facturas cada talonario. En ese instante también se confirmaban todos los antecedentes de la empresa del emprendedor, tales como direcciones, sucursales, giro, telefónos, logos, emails, entre otros.

 

2° paso: El retiro de los talonarios desde la imprenta:

Una vez realizada la confección de estos talonarios, entonces el contador informaba al emprendedor que los talonarios estaban listos en la imprenta y que él procedería a llevarlos al Servicio de Impuestos Internos (esto normalmente ocurría la primera vez, ya que en la sucesivas operaciones de impresión de talonarios, el contador coordinaba y administraba todo este proceso de manera autónoma). Con lo cual el contador entonces debía dirigirse personalmente hacia la imprenta y proceder a hacer el retiro de esos talonarios.

 

3° paso: Recopilación de documentos y antecedentes previos:

El contador requería de parte del emprendedor un poder notarial que lo autorizace a él para la realización del trámite de timbraje en el SII en representación de su empresa. En consecuencia el emprendedor debía dirigirse al notario para obtener dicho poder notarial y reunirnse con el contador para pasarselo. Adicionalmente el contador debía hacerse del RUT plástico de la empresa, del último Formulario 3230 presentado por la empresa y del último Formulario 29 declarado por la empresa.

 

4° paso: Dirigirse a las oficinas del Servicio de Impuestos Internos y llenar el Formulario 3230:

Tenido todo lo anterior, entonces el contador se presentaba en las oficinas del Servicio de Impuestos Internos, se dirigía al mesón donde se hayaban los Formularios 3230 y procedía a llenarlo. A continuación te presentamos este formulario:

 

Este formulario entonces una vez llenado, y llegado el turno del contador, era pasado al personal del Servicio de Impuestos Internos, junto con el resto de la documentación previa señalado anteriormente. Tras aquella acción, el contador debía esperar dentro de las mismas oficinas para ser llamado y proceder a retirar las facturas timbradas.

 

5° paso: Timbraje de las Facturas:

Finalmente dependiendo de la cantidad de facturas emitidas mensuales revisadas por el personal del Servicio de Impuestos Internos, se procedía a timbrar determinada cantidad de talonarios y numeración en su interior. Existía la posibilidad de que timbraran para algún talonario sólo la mitad de las facturas contenidas en él. Esto ocurría cuando la cantidad de talonarios y consiguientemente facturas solicitadas para timbraje informadas en el Formulario 3230 sobrepasaba sustancialmente los 3 meses de venta, que era una especie de regla que se tenía anteriormente.

 

A continuación te mostramos la máquina que hacía el cuño:

 

 y una gráfica de la oficina del Servicio de Impuestos Internos para que te hagas una mejor idea de todo este proceso:

 

 

Al final del proceso los talonarios te los entregaban en la sección "Entrega Documentos" con una factura timbrada en la parte superior, tal como se observa en la imagen al lado del texto "Maquina Timbradora" que muestra la imagen anterior.

 

6° Paso: Entrega de Talonarios timbrados al emprendedor:

Finalmente el contador, una vez que retiraba los talonarios timbrados, procedía a llevarlos al emprendedor quién los entregaba al área o personal de facturación para su almacenamiento y uso.

 

Hemos considerado pertinente detallar el proceso de timbaje antiguo en pos de reconocer en primer lugar el tiempo y gestión que existía detrás de todo esto y de reconocer que la responsabilidad normalmente recaía en el contador. Si observamos detenidamente todo esto, podemos advertir que era una actividad relevante que se externalizaba en el contador de la empresa. Ahora veamos el nuevo proceso para finalmente advertir sobre los elementos que la tecnlogía logró resolver para que este avance haya ocurrido.

 

 

¿y cómo lo hace? aquí te contamos:

 

1° paso: Instalar el Certificado Digital:

Como ya señalamos en la sección anterior, el proceso de obtención, instalación y administración del Certificado Digital recae en el personal de Facturaenlinea. Se debe instalar el Certificado Digital ya que ésta es la manera que tiene el Servicio de Impuestos Internos de reconocer quién es la persona que está realizando la operación.

 

2° paso: Ingresar a la sección de Timbraje Electrónico de la página del Servicio de Impuestos Internos:

Debemos ingresar a internet y en el navegador ingresar a www.sii.cl para dirigirse a la sección Timbraje Electrónico, tal como se observa en la siguiente imagen:

 

 

Dentro de esta sección se selecciona "Solicitar timbraje electrónico" donde se le pedirá utilizar el Certificado Digital y luego registrar el RUT del Contribuyente para el que desea descargar los folios.

 

3° paso: seleccionar el tipo de documento y la cantidad de folios que se necesita descargar para la empresa. En esta parte de la operación, el Servicio de Impuestos Internos disponibiliza una determinada cantidad en función de los folios que aún le figuran a ellos disponibles de acuerdo a la última descarga de folios y a la vez en función de la cantidad de folios mensuales que el contribuyente ha enviado al Servicio de Impuestos Internos. A continuación te mostramos la pantalla que ofrece el SII para esta operación:

 

 

4° paso: Descargar Archivo en extensión XML que contiene los folios autorizados. Una vez solicitados los folios, el Servicio de Impuestos Internos procede a entregar un archivo de extensión XML que contiene toda la información del rango que acaba de autorizar, señalando el folio desde y el folio hasta y la fecha de autorización, todo firmado digitalmente por el mismo Servicio de Impuestos Internos. La firma digital que lleva el archivo de folios es muy importante, ya que ésta es confirmada por el propio SII cuando el contribuyente envía un documento tributario electrónico firmado digitalmente. A continuación te mostraremos un archivo de folios autorizados, más conocidos como CAF, en formato XML para que lo conozcas:

 

 

En el ejemplo que te mostramos arriba por razones de privacidad hemos coloreado algunos datos del CAF. Si observas algunas partes, verás por ejemplo que existe un rango en la sección <RNG>, en donde se señala 1001034 en la subsección <D> y 1001360 en la subsección <H>, siendo D el "desde" y el H el "hasta". También podrás observar el tags FA que corresponde a la fecha de autorización del rango de folios. El RUT del contribuyente y su razon social se observan en el tags RE (que significa rut emisor) y en el tags RS (que significa razon social). El tipo de documento se observa en el tags TD.

 

Este archivo CAF es utilizado en la confección de cada factura cuyo folio está dentro del rango, y se incorpora dentro del archivo XML de la factura que se envía al Servicio de Impuestos Internos, tema que veremos a continuación.