1.5. Que es un Certificado Digital
Hasta aquí hemos logrado avanzar con todo lo concerniente a los documentos tributarios básicos que necesitas emitir para tu trabajo diario en el proceso de facturación. De cierto modo podríamos decir que ya estás en condiciones de poder emitir documentos tributarios electrónicos. Pero seguramente sientes que aún desconoces ciertas partes de la tecnología y la terminología que circunda y que has escuchado en torno a la emisión de estos documentos electrónicos. Y probablemente alguna de esta terminología haya sido el certificado o firma digital, y archivo de los folios o la autorización del folio digital, entre otros.
En esta parte iniciamos el aprendizaje sobre estas nuevas tecnologías y terminologías asociadas a la emisión de documentos tributarios electrónicos. Y partiremos con lo primero y más importante: el Certificado Digital.
Que es el Certificado Digital
Es un archivo electrónico en primer lugar. Tienen su formato particular, siendo el formato ".pfx" el más popular. Este archivo tiene algunas particularidades importantes:
- Es un verdadero RUT personal digital.
- Está asociado a un RUT de persona.
- Se compra en el comercio Chileno.
- Para comprarlo debes previamente tener una copia de tu firma manual notariada junto con tu carnet de identidad.
- Sus valores fluctúan entre 18.000 a 30.000 dependiendo de su duración, siendo la mayor de ellas de 3 años.
- Se pueden instalar en computadores personales y servidores.
- Pueden operar con o sin clave. Se recomienda siempre utilizar una clave al momento de generarlo desde tu proveedor.
- El proceso de instalación no es necesario llevarlo a cabo si utilizas Facturaenlinea.
Veamos un ejemplar de un Certificado Digital:
Quién lo compra, instala y manipula?
En Facturaenlinea colaboramos al contribuyente en todo esto. Tú no necesitas ni comprarlo, ni instalarlo ni manipularlo. Todo lo realizamos nosotros. Lo hemos hecho así con objeto de que externalices todo este proceso de orden más bien técnico y que adicionalmente exige cierto resguardo para su uso.
Lo instalamos en nuestos servidores de modo de que no necesitas andar transportando este archivo en un pendrive o computador.
Facturaenlinea gestiona e instala todo. Sólo te pediremos una fotocopia de carnet notariada con tu firma, donde si lo prefieres puede añadir el texto "Valido para compra de Certificado Digital Firma Electronica Simple".
Terminologías
A este certificado digital se le llama también por firma digital, firma electrónica, certificado, llave digital, archivo pfx, o sencillamente la firma. Al trabajar con nosotros escucharas de parte de los Ejecutivos que te acompañaran en tus labores acerca del Certificado Digital, pues es así como lo nombra la Ley 19.799 que se creo para la normalización y formalización de esto.
Que dice la Ley 19.799 sobre el Certificado en su Titulo IV
Artículo 15.- Los certificados de firma electrónica, deberán contener, al menos, las siguientes menciones:
a) Un código de identificación único del certificado;
b) Identificación del prestador de servicio de certificación, con indicación de su nombre o razón social, rol único tributario, dirección de correo electrónico, y, en su caso, los antecedentes de su acreditación y su propia firma electrónica avanzada;
c) Los datos de la identidad del titular, entre los cuales deben necesariamente incluirse su nombre, dirección de correo electrónico y su rol único tributario, y
d) Su plazo de vigencia.
Los certificados de firma electrónica avanzada podrán ser emitidos por entidades no establecidas en Chile y serán equivalentes a los otorgados por prestadores establecidos en el país, cuando fueren homologados por estos últimos, bajo su responsabilidad, y cumpliendo los requisitos fijados en esta ley y su reglamento, o en virtud de convenio internacional ratificado por Chile y que se encuentre vigente.
Artículo 16.- Los certificados de firma electrónica quedarán sin efecto, en los siguientes casos:
1) Por extinción del plazo de vigencia del certificado, el cual no podrá exceder de tres años contados desde la fecha de emisión;
2) Por revocación del prestador, la que tendrá lugar en las siguientes circunstancias:
a) A solicitud del titular del certificado;
b) Por fallecimiento del titular o disolución de la persona jurídica que represente, en su caso;
c) Por resolución judicial ejecutoriada, o d) Por incumplimiento de las obligaciones del usuario establecidas en el artículo 24;
3) Por cancelación de la acreditación y de la inscripción del prestador en el registro de prestadores acreditados que señala el artículo 18, en razón de lo dispuesto en el artículo 19 o del cese de la actividad del prestador, a menos que se verifique el traspaso de los datos de los certificados a otro prestador, en conformidad con lo dispuesto en las letras c) y h) del artículo 12, y
4) Por cese voluntario de la actividad del prestador no acreditado, a menos que se verifique el traspaso de los datos de los certificados a otro prestador, en conformidad a la letra c) del artículo 12.
La revocación de un certificado en las circunstancias de la letra d) del número 2) de este artículo, así como la suspensión cuando ocurriere por causas técnicas, será comunicada previamente por el prestador al titular del certificado, indicando la causa y el momento en que se hará efectiva la revocación o la suspensión. En cualquier caso, ni la revocación ni la suspensión privarán de valor a los certificados antes del momento exacto en que sean verificadas por el prestador.
El término de vigencia de un certificado de firma electrónica por alguna de las causales señaladas precedentemente será inoponible a terceros mientras no sea eliminado del registro de acceso público.
Que función cumple en el proceso de emisión de una Factura Electrónica
Se utiliza porque permite crear un par de condiciones claves al documento tributario electrónico, que serían las siguientes:
- Integridad del documento tributario.
- No Repudio del envío del documento tributario.
Explicaremos en breve cada uno de estos dos elementos.
Integridad:
Diremos que la Integridad de datos a través del uso del Certificado Digital garantiza que los datos contenidos en el documento tributario y que fueron recibidos por el receptor coinciden con los enviados por el emisor.
No Repudio:
Diremos también que el No Repudio en el envío de un documento tributario electrónico ocurre cuando el receptor del mismo tiene prueba del origen de los datos, de modo de que puede verificar quién está realizando los envíos de manera cierta y contrastarlo con aquellos que para él están autorizados para ello.
Ambos elementos se logran a través del uso del Certificado Digital. El primer elemento nos permite verificar la integridad del contenido del documento y el segundo permite al Servicio de Impuestos Internos corroborar que quienes envían documentos tributarios estén debidamente autorizados por el contribuyente.
En que minuto se utiliza el Certificado Digital
Cada vez que haces una Factura en la plataforma de Facturaenlinea, ésta al momento de enviarse al Servicio de Impuestos Internos pasa por 2 etapas:
- La primera que crea la Firma Digital al Documento Tributario Electrónico, creando el primer elemento importante: La Integridad al documento.
- La segunda que ejecuta el envío digital al Servicio de Impuestos Internos, en cuyo proceso Facturaenlinea ocupa el Certificado Digital del contribuyente y el Servicio de Impuestos Internos procede a confirmar si aquel está autorizado para realizar dicho envío, cumpliéndose el segundo elemento de No Repudio.
También el Certificado Digital lo ocupan los colaboradores de Facturaenlinea en las descargas de folios. Tema que veremos a continuación.
