Si bien en Facturaenlinea contamos con alertas que nos avisan cuando quedan pocos folios disponibles para un determinado cliente, resulta útil un control adicional de parte del cliente. En esta sección aprenderás a) en que consiste esta revisión y b) porqué es importante tenerla presente antes de cada ciclo de facturación. Comencemos.

 

Usted cuenta con un lugar específico dentro de la plataforma de Facturaenlinea que le permitirá tomar antecedente de los folios disponibles para su facturación, como así también de los folios ya descargados. En las siguientes figuras usted podrá revisarlos. Veamos:

 

 

 

Usted debe dirigise a la parte superior derecha de la pantalla y hacer clic en la opción "Datos" del menu Mi Cuenta.

 

 

Si usted cuenta con más de 1 empresa con Facturaenlinea, usted podrá cambiar de empresa y dirigirse a esta misma sección para poder revisar los folios disponibles.

 

 

 

Aquí usted ingresará a la sección que contiene toda la administración de folios o CAF como le llama el Servicio de Impuestos Internos.

 

 

 

Finalmente usted podrá observar un cuadrante para cada tipo de documento y observar los rangos de folios descargados, cantidad de folios disponibles y el folio actual en el que usted está parado hoy. Un dato muy importante a tener presente en esta parte es:

 

- El Servicio de impuestos Internos a partir del año 2018 comenzo a restringir la vigencia de los folios con un máximo de 6 meses para los documentos afectos a IVA tales como Factura Afecta Electrónica, Guias de Despacho, Facturas de Retención, Notas de Credito y Notas de Debito Electrónica. Esto significa que usted debe tomar nota de la fecha que se indica en la columna de cada tipo de documento para identificar problemas con la caducidad. Así entonces, a modo de resumen, podemos indicar que esta revisión consiste en:

 

1.- Observar Cantidad de Folios Disponibles para la facturación.

2.- Observar Vigencia de acuerdo a la fecha que se presenta para el rango que actualmente esta ocupando considerando que desde aquella usted cuenta con 6 meses para utilizar ese CAF.

 

Existen dos casuísticas observadas por nuestra parte que para algunos clientes en más de alguna oportunidad ha resultado en un problema importante al momento de querer realizar su ciclo de facturación mensual. A continuación se las detallamos:

 

- El Servicio de Impuestos Internos restringe de manera significativa la cantidad de folios a entregar en caso de que el contribuyente o representante legal presente situaciones pendientes, especialmente si se trata de citaciones. Hemos observado casos en donde el SII ha restringido a sólo 1 unidad la cantidad de folios permitidos a empresas cuya cantidad promedio mensual supera las 100 unidades, todo por tener situaciones pendientes con el SII.

 

- El Servicio de Impuestos Internos restringe de manera significativa la cantidad de folios a entregar en caso de que el contribuyente posea muchos folios no utilizados. Esto es especialmente importante si usted cuenta con muchos Folios disponibles que por caducidad no pudo ocupar, pero que aún usted no ha anulado en el SII. Es importante que usted anule en el Servicio de Impuestos Internos todos los folios de cada tipo de documento que usted no haya utilizado y que no utilizará por problemas en la caducidad de los 6 meses.

 

- La Carga de Folios la realiza personal de Soporte de Facturaenlinea, con lo cual es recomendable que usted en caso de observar poca disponibilidad de folios para su operación y ciclo de facturación, se anticipe de manera suficiente de modo de que personal de Soporte pueda colaborar con la carga del CAF de manera oportuna. En general este procedimiento de carga de CAF se realiza en tiempo real de parte de Soporte, pero en ocasiones debido al influjo de llamados en ciertos días, a veces puede resultar inoportuna la acción de Soporte de cara a la necesidad urgente del cliente en la emisión del Documento Tributario Electrónico.

 

En consecuencia, es importante tener presente lo siguiente:

1.- Intente no mantener situaciones pendientes con el Servicio de Impuestos Internos, tales como citaciones, pagos pendientes, deudas, entre otros.

2.- Haga lo posible para anular todos aquellos folios que usted posee y que por razones de caducidad ya no ocupará más.

3.- Intente ser proactivo en la solicitud de carga de mayores folios.

 

Además de tener presente la caducidad y disponibilidad de los folios o CAF para mantener su proceso de facturación en movimiento, usted debe procurar realizar una revisión de la disponibilización de su Certificado Digital, ya que, como bien recordará, éste es ocupado para enviar los Documentos Tributarios Electrónicos al Servicio de Impuestos Internos. Veamos en la siguiente sección como realizar la Revision de Caducidad de Certificado Digital.