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Factura electrónica para pymes: Normas para la Firma Digital

factura electronica para pymes

Factura electrónica para pymes

Firma Digital: Resolución número 9 del 15 de febrero de 2001

Siguiendo con nuestros artículos, y con la idea de ampliar sus conocimiento en factura electrónica para pymes, hablaremos en esta ocasión de la ya mencionada resolución, que establece las normas que aplicarán para el uso de la firma electrónica en el ámbito tributario. Para ello se parte con ciertas definiciones que serán muy útiles en lo que sigue. Veamos algunas de ellas:

  • Firma Digital: El sustituto digital de la firma ológrafa que permite al receptor de un documento digital, verificar con certeza la identidad proclamada por el emisor del mismo,  mantener la integridad del contenido del documento digital transmitido e impedir al signatario desconocer la autoría del documento digital o repudiarlo en forma posterior.
  • Certificado Digital: Es un documento digital firmado y emitido electrónicamente por un Prestador de Servicios de Certificación, que asocia una clave pública con su titular durante el período de vigencia del certificado y que, debidamente almacenado y publicado en un repositorio o registro público electrónico, se utiliza como referencia para acreditar la identidad digital del contribuyente, que es titular de dicha clave, junto a sus datos de identificación, utilizando sistemas que garanticen la seguridad técnica y criptográfica de los procesos de certificación.
  • Signatario: Es la persona que actúa en nombre propio o en el de otra persona natural o jurídica a la que representa, y que, habiendo obtenido previamente un certificado digital de un Prestador de Servicios de Certificación debidamente acreditado ante el Servicio, tiene la capacidad de firmar un documento digital.
  • Clave Privada: Es aquella que se utiliza para firmar electrónicamente, utilizando un criptosistema asimétrico seguro.
  • Clave Pública: Clave que es publicada y que al ser incorporada en un certificado digital válidamente emitido y almacenada en un repositorio, es utilizada para verificar las firmas electrónicas, basadas en su correspondiente o correlativa clave privada.
  • Prestadores de Servicios de Certificación: Son las entidades que, en resguardo de la fe pública en materia tributaria, otorgan los certificados digitales, para lo cual generan, reconocen y revocan claves en forma expedita y segura.
  • Entidad de Certificación Acreditada: Prestador de Servicios de Certificación previamente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos, para operar como emisor de certificados digitales para uso tributario.
  • Certificados Digitales Para Uso Tributario: Certificados que han sido emitidos por una Entidad de Certificación Acreditada y que cumplen con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos para que el contribuyente los utilice para respaldar y asegurar técnica y jurídicamente los trámites realizados electrónicamente o intercambiar información con el Servicio de Impuestos Internos. Estos pueden ser de dos tipos: primero, certificados para personas naturales y segundo, certificados para representantes legales o mandatarios de personas jurídicas o naturales.

Lo que hace esta resolución es hacer más explícito y completo el vocabulario y terminología que se utilizará en la generación de documentos tributarios con firma digital. A este respecto la resolución señala que la firma electrónica tendrá el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita u ológrafa, en la medida que ella sea verificada por referencia a una llave pública incluida en un certificado digital válidamente emitido por un Proveedor de Servicios de Certificación.

Los documentos tributarios electrónicos emitidos en conformidad con lo anterior comprometerán legalmente al contribuyente o signatario.

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Sistema de Facturación electrónica: Impuestos Especiales en los Libros de Compra

 

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Siguiendo con el tema anterior concerniente a los Impuestos especiales en los libros del Sistema de Facturación Electrónica, revisaremos el caso del libro de compras ya que existen varias consideraciones a tener en cuenta. Las siguientes son las que en Facturaenlinea recomendamos:

 

  • Usted debe indicar el monto neto e IVA asociado a compras de activo fijo. Esto significa que si usted está registrando una factura en el libro de compras y dicho documento respalda una compra de activo fijo, entonces usted debe hacer dicha mención indicando en el libro el monto neto e IVA del activo fijo para esa factura.
  • Si usted está registrando impuesto específico, tales como ILA o Combustible, y por su giro no ocupa dicho impuesto como crédito (por ejemplo, es una empresa de venta de equipos electrónicos) entonces usted debe declarar el monto de ese impuesto como un impuesto sin derecho a crédito. La plataforma de facturación electrónica que usted utiliza le debiera permitir identificar el monto de ese impuesto en una sección separada del total y del resto de impuestos que sí lo ocupan como crédito.
  • En caso de que usted utilice esos impuestos específicos como crédito (por ejemplo, usted es una empresa de transporte y ocupa como crédito el impuesto Diésel), entonces deberá registrar el monto de dicho impuesto acompañado de un factor de uso, que puede llegar al 100%.
  • Si usted está registrando un IVA que no utilizará como crédito, ya sea porque el registro de dicho documento está fuera de plazo, o bien su giro es exento, entonces usted debe indicar que dicho IVA no es recuperable.
  • Si usted posee venta parcialmente exenta y parcialmente afecta (por ejemplo, si giro es asesoría y venta de equipos) entonces usted deberá mensualmente llevar un cálculo acumulado del Factor de IVA de Uso Común para efectos de aplicar dicho factor al IVA. El monto del IVA en estos casos se rellena en la sección IVA Uso Común y debe ser acompañado del factor que no debe exceder el valor 1.
  • De manera similar si usted emite documentos tales como Factura de Compra, ya sea manual o electrónica, entonces usted observará en su libro de compras montos de IVA con retención total, en la gran mayoría de los casos, o bien IVA con retención parcial. Su plataforma de facturación electrónica le debe permitir revisar estos montos de IVA retenidos en un lugar separado a donde se observa el IVA Total del documento. Recuerde que el libro de compras electrónico, al igual que el documento tributario electrónico, existe en formato XML con lo cual también a nivel de registro en el libro propiamente tal estos montos retenidos, ya sea a nivel total o parcial, se muestran en sectores diferenciados del IVA total del documento.

Lo expuesto en esta y la anteriór publicación de nuestro blog es una parte importante en lo concerniente a la operatoria práctica, tanto en documentos tributarios electrónicos, como en libros de compra y venta electrónicos, del actual Sistema de Facturación Electrónica. Lo descrito anteriormente constituye de acuerdo a nuestra experiencia en Facturaenlinea al 99% de la casuística operativa y normativa en facturación electrónica. Si usted ha leído y recogido lo señalado entonces le puedo asegurar que usted ya cuenta con una buena parte de lo necesario.

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Software para facturación electrónica: Impuestos especiales en los libros electrónicos de venta

Software para facturacion electrónica

Software para facturación electrónica

Acá revisaremos varios alcances que surgen del trabajo con los libros de compra y venta electrónico fundamentalmente. El objetivo es que usted repase de una manera rápida aquellos detalles más relevantes en la confección de los libros y así avance de manera expedita con el cumplimiento tributario que de ellos se deriva. Todos estos consejos aportan a una mejor administración de su software de facturación electrónica.

Para partir es muy importante que usted sepa que el Servicio de Impuestos Internos comenzó con el establecimiento de multas ante morosidades importantes en el envío de estos libros. Es por ello que lo recomendable desde ya es que usted logre el hábito de enviar estos libros cada mes. Con ello evitará problemas y multas.

En segundo lugar, es muy útil saber que la gestión de libros en sí es muy simple. Para ello comenzaré con informarle que la obligatoriedad es mensual y solo recae sobre los libros de compra y de venta. Por ello nos abocaremos inicialmente a estos dos libros. El más simple de ellos es el de ventas. Partiremos por ahí.

El libro de ventas se genera de manera casi automática en prácticamente todas las plataformas de facturación electrónica. Recuerde que la información de los libros sólo contiene información de totales, de modo de que el tratamiento de los impuestos prácticamente es inexistente. Esto significa que en la gran mayoría de los contribuyentes esto implica sencillamente proceder con hacer algunos clics en los botones de cierre y envío al SII desde su plataforma de facturación. Probablemente la única consideración relevante a tener presente sea el corte documentario. Si usted ha considerado conveniente facturar con fecha del mes anterior hasta el día 10 del mes siguiente (cosa que la normativa de facturación electrónica lo permite) entonces deberá esperar hasta esa fecha para cerrar el libro. No lo cierre antes. Recuerde que dispone de todo el mes siguiente al periodo tributario en cuestión para enviar el libro de ventas. Esto significa que el libro de ventas del período tributario de marzo de 2016 usted lo puede enviar durante todo abril de 2016. Otras recomendaciones en relación a este libro serían las siguientes:

  • Si usted emite boletas de venta o servicios, o también comprobantes o recibos de pago electrónicos usted debe registrarlos en el libro sólo a nivel de totales. No se registra el detalle de documentos en estos casos. Incluso cuando se trate de registrar boletas electrónicas. En todos estos casos usted debe registrar sólo una sección de totales generales del mes para cada tipo de documento señalado. Recuerde, no se registra el detalle de cada documento en el libro de ventas en estos casos.
  • Si usted emite facturas con tratamiento especial del IVA tales como con Crédito IVA 65% de las empresas constructoras o bien ha recibido facturas de compra con retención total o parcial del IVA entonces usted observará en el libro de ventas montos del IVA que no coinciden con el 19% del monto total afecto. Eso estaría correcto. En estos casos, dado que se trata de facturas, la suma del detalle del IVA del documento junto con el resto de documentos con tratamiento normal del IVA sumará el total del IVA del tipo de documento en los totales generales. Mientras esa cuadratura exista, entonces el libro estará correcto.
  • Si usted emite liquidaciones de factura (por ejemplo, es una empresa vendedora de combustibles) entonces usted observará en su libro de ventas una reducción del IVA total. Esto por cuanto el IVA de la liquidación factura rebaja el IVA total.
  • Es muy importante la siguiente indicación: Los totales para el Libro de Ventas (lo mismo se cumple para el resto de los libros electrónicos) se dan por Tipo de Documento. Esto significa que aun cuando usted haya emitida tantas notas de crédito en el período que hagan que el IVA a pagar sea cero, en el libro de ventas de dicho período figurará un IVA total para el tipo de documento factura y un IVA total equivalente para el tipo de documento nota de crédito, por ejemplo 1900. El Servicio de Impuestos Internos recibe en consecuencia la información de parte suya de que tiene un IVA Debito por concepto de Facturas Electrónicas para dicho período de 1900 y un IVA Debido por concepto de Notas de Crédito Electrónicas emitidas de 1900 haciendo que el IVA a pagar total sea 0.
  • Finalmente me gustaría señalarle que una de los grandes avances en materia de fiscalización y consecuente aumento en la productividad de dicha actividad por parte del Servicio de Impuestos Internos se debe al cruce de esta información de las ventas mensuales con el Formulario 29. Es por eso que le sugiero cada vez que usted confeccione dicho formulario lo haga desde el libro de ventas electrónico, desde la información de totales que en él se señala, de modo de que la información del formulario sea total y absolutamente consistente con el libro.

En una próxima publicación, revisaremos el caso del libro de compras, y así seguiremos revisando aspectos importantes para la gestión con estos nuevos software para facturación electrónica.

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Facturación Electrónica: aspectos más relevantes de la Ley 20.727

Cumplimiento tributario en Ley de Facturación Electrónica: Ley 20.727

En esta ley se señala la obligatoriedad de la emisión de documentos tributarios electrónicos junto con otra serie de indicaciones en materia de impuestos (recordemos que esta ley se promulgó en el marco de la reforma tributaria del año 2014). Las precisiones y artículos relacionados con la facturación electrónica están al inicio y en la parte final de la ley. El documento consta de 8 páginas que se revisan con cierta rapidez. A continuación, detallamos aspectos que resultan de particular interés para nuestro objetivo de facturación electrónica. A saber:

  • El impuesto recargado en facturas emitidas en formato electrónico dará derecho a crédito fiscal para el comprador o beneficiario en el período en que hagan el acuse de recibo conforme a lo establecido en la ley 19.983 (en la sección siguiente revisaremos algunos puntos que usted debe conocer en relación a esta ley y el acuse de recibo de facturas).
  • Los documentos facturas, facturas de compra, liquidaciones facturas, notas de crédito y notas de débito que deban emitir los contribuyentes, consistirán exclusivamente en documentos electrónicos emitidos en conformidad a la ley.
  • Las guías de despacho y las boletas de ventas y servicios se podrán emitir, a elección del contribuyente, en formato electrónico o en papel.
  • Los comprobantes o recibos generados en transacciones pagadas a través de medios electrónicos tendrán el valor de boleta de ventas y servicios, tratándose de contribuyentes que hayan optado por emitir dichas boletas en formato papel, en la forma y condiciones que determine el Servicio de Impuestos Internos mediante resolución.
  • En caso de contribuyentes que hayan optado por emitir boletas electrónicas y que el pago de efectúe por medios electrónicos, ambos sistemas tecnológicos deberán estar integrados en la forma que establezca el Servicio de Impuestos Internos.
  • Tratándose de contribuyentes que, por razones geográficas, de acceso a electricidad o telecomunicaciones, o por encontrarse en zonas de catástrofe no estarán obligados de emitir estos documentos tributarios en formato electrónico y podrán continuar haciéndolo en formato papel. En estos casos el Servicio de Impuestos Internos deberá emitir resolución individualizando él o el grupo de contribuyentes, ya sea a petición de parte o bien de oficio, que estarán exentos de dicha obligatoriedad.
  • La obligatoriedad de emitir los documentos tributarios en formato electrónico según se ha señalado correrá a partir del noveno mes a contar de la fecha de publicación de la ley en el diario oficial. Se aplicará un ingreso gradual de los contribuyentes en tres etapas: Etapa 1, 2 y 3.

En Factura en línea siempre lo asesoraremos para que logre una mejor gestión de su empresa con su sistema de facturación electrónica.

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Ventajas Sistema de facturación electrónica Factura en línea

¿Cuáles son las 10 ventajas del Sistema de facturación electrónica Factura en Línea vs MiPyme?

Nuestro Sistema de Facturación electrónica incluye importantes características que marcan la diferencia:

  1. Posibilidad de Borrar o Modificar documentos electrónicos generados.
  2. Diferentes Formatos de Factura Electrónica.
  3. Capacitación Asistida por personal experto en la utilización de la plataforma.
  4. Utilizamos el archivo de compras que usted tiene en su sistema contable para levantar el
    Libro de Compra Electrónico.
  5. Puede almacenar Maestros de Productos, Clientes, Formas de Pago, Bancos, entre otros para facilitar su facturación.
  6. Cuenta con reportes específicos tanto de compras como de ventas, que le permiten realizar análisis cruzado de su información.
  7. Usted define y asigna perfiles de usuario en forma sencilla.
  8. Es un sistema muy simple y fácil de usar, que en forma intuitiva permite generar documentos electrónicos.
  9. Sus clientes podrán revisar sus facturas a través del Portal de Clientes de Facturaenlinea.
  10. Puede conectar desde Internet a través de cualquier computador y dispositivo, sin necesidad de instalar nada.

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Factura Electrónica: Aspectos Legales de la Nueva Normativa

Según Alexander Lentoja, abogado de la Universidad de Chile, “el incumplimiento de la obligación de emitir los nuevos documentos tributarios electrónicos, será sancionado de conformidad al artículo 97 Nº10 del Código Tributario, que contempla, entre otras interacciones, el no otorgamiento de guías de despacho, de facturas, notas de débito, notas de crédito o boletas en los casos y en la forma exigidos por las leyes, en este cao de manera electrónica, con multa del 50% al 500% del monto de la operación, con un mínimo de 2 unidades tributarias  mensuales y un máximo de 40 unidades tributarias anuales y clausura de hasta veinte días de la oficina, estudios, establecimientos o sucursal en que se hubiere cometido la infracción.

¿Qué pasa si el sistema de la empresa prestadora de servicios de factura electrónica falla?

Los contribuyentes están obligados a emitir Documentos Tributarios Electrónicos y que, por hechos o causas no imputables a él, se vean temporalmente afectados por situaciones que les impidan emitir la factura electrónica al momento que se efectúe la entrega real o simbólica de las respectivas especies, podrán siempre emitir una guía de despacho en papel. En dichos casos, la factura electrónica que se otorgue posteriormente, se deberá incluir el detalle de las mercaderías vendidas e indicar la guía emitida, conforme a las reglas generales. En los casos de prestaciones de servicios cuando los contribuyentes también se vean afectados, las facturas electrónicas deberán emitirse dentro del período tributario en que la respectiva remuneración se perciba o se ponga. Si las circunstancias persisten, se debe presentar una petición administrativa (formulario 2117) en la Dirección Regional o en la Unidad de Servicio correspondiente al domicilio de la casa matriz del contribuyente, o en la Dirección de Grandes Contribuyentes.

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Facturación electrónica 100% web

Facturación Electrónica

Facturaenlinea desde sus inicios se formó con el propósito de ofrecer al mercado una oferta de facturación electrónica de precio justo y de calidad que permitiera a la empresa emergente, al nuevo emprendedor, pequeño y mediano empresario contar con un equipo externo realmente comprometido con las necesidades que le son propias a este desafío.

En Facturaenlinea creemos que la tecnología de la facturación electrónica trajo consigo un conjunto de cambios a las empresas Chilenas; desde el proceso de timbraje de cuño que realizábamos a nuestras facturas de papel, hasta el mecanismo de recepción de las facturas de nuestros proveedores, instaló en nuestro país un nuevo lenguaje en el proceso de facturación. El certificado digital, los folios autorizados, la firma electrónica, los libros electrónicos, el archivo de cesión de factoring, las respuestas de aceptación, entre otros, pasaron a formar parte del repertorio diario de nuestros colaboradores de facturación. Además, creó una nueva industria para empresas y emprendedores locales, permitiendo el surgimiento de un conjunto de nichos y segmentos capaces de crear valor para sus clientes, empleo y producción a la economía nacional. Asimismo, elevó los niveles de productividad del aparato económico al reducir en forma importante los costos de procesamiento, emisión, recepción y envío de documentos tributarios. Y mejoró la eficiencia de la fiscalización y recaudación de parte del Servicio de Impuestos Internos.

Sin lugar a dudas grandes cambios con grandes beneficios. Sin embargo, según hemos constatado aquí en Facturaenlinea, para muchos ha sido más bien sinónimo de grandes problemas y pérdidas económicas. Por un lado, colaboradores que se disponen a hacerse cargo de estas labores, pero que adolecen de la suficiente capacitación, y por otro lado, inversiones en sistemas y servicios informáticos que no logran aquilatarse a los tiempos y procedimientos internos de las empresas.

Facturaenlinea desde sus inicios se formó con el propósito de ofrecer al mercado una oferta de facturación electrónica de precio justo y de calidad que permitiera a la empresa emergente al nuevo emprendedor, pequeño y mediano empresario contar con un equipo externo realmente comprometido con las necesidades que le son propias a este desafío. Hemos logrado crecer manteniendo plena coherencia en ese sentido. Esto se traduce en que, en lugar de ampliar nuestra gama de servicios, como lo han hecho algunas empresas de la competencia, en Facturaenlinea hemos invertido en profundizar en la calidad de nuestra plataforma de facturación electrónica y en la estructura de personal y servicios de apoyo que ponemos a disposición de nuestros clientes.

Hoy cada uno de nuestros más de 1.000 clientes a lo largo de todo Chile, quienes representan más de 3000 usuarios de Factura en línea, no sólo cuenta con una herramienta de facturación electrónica amigable, funcional, de gran calidad y seguridad, sino que más importante aún, cuentan con un conjunto de ejecutivos asignados con teléfonos y casillas de correo directas al usuario, cada uno de ellos especializados en cada parte de la cadena del servicio. Tenemos la certeza que éste es el camino a una real solución para las pyme.

Y lo creemos porque sabemos que se trata de un área crítica del negocio.

En el intento de crear sentido de propósito en lo que hacemos, desde ya varios años apoyamos a instituciones de alcance nacional en charlas sobre facturación electrónica. Es así como, desde el año 2011, nos constituimos como charlistas oficiales de facturación electrónica para la red de emprendedores más grande de Chile, ASECH. Así también lo hemos hecho con otras instituciones reconocidas a nivel nacional. Para nosotros el fortalecer la red de colaboración en esta área junto con preservar el cumplimiento de nuestro compromiso de calidad y cercanía con nuestros propios clientes, nos mantienen de modo natural, atentos a los requerimientos que exige la nueva ley de facturación electrónica, especialmente para las pymes.

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