La contabilidad de una empresa consta de un conjunto de Comprobantes contables los cuales se agrupan normalmente en un año comercial para construir en base a ellos la utilidad o pérdida del ejercicio y el balance anual. Ambos documentos, esto es El Estado de Resultados del Ejercicio y El Balance General, permiten al contador de la empresa confeccionar la declaración de renta.

 

La fama del comprobante contable radica en su tecnología / técnica de registro. A esta técnica se le denomina el Principio de la Partida Doble. La relevancia de este concepto es normalmente pasada por alto por su obviedad. Pero resulta clave entenderla en su esencia para entender de buena manera la contabilidad misma de la empresa.

 

El principio de la Partida Doble señala que un comprobante contable constará de dos columnas, llamadas Debe y Haber, que deberan registrar el mismo valor para cada comprobante. No puede existir un comprobante contable que no cumpla con ese principio. El nombre de estas columnas es una convención solamente, no reviste ningún significado en particular.

 

Cada registro en el Debe y en el Haber se realiza sobre una Cuenta contable. En este caso el nombre "Cuenta" contable sí tiene significancia: es la entidad que se ocupará para contar / sumar los registros en el Debe y en el Haber. De ahí su nombre "Cuenta", ya que nos permite contar / sumar los registros en la contabilidad.

 

Entonces, si recapitulamos, diremos en una sola frase lo siguiente: "La Contabilidad de una empresa consta de un conjunto de movimientos equivalentes en el Debe y en el Haber observados en un conjunto de Cuentas que se han registrado en los Comprobantes del año."

 

Asi también, y nuevamente por convención, la tecnología contable al momento de crearse estableció lo siguiente: para determinadas Cuentas, el movimiento en el Debe significará "aumento" y el movimiento en el Haber significará "disminución". Y para otras Cuentas, el movimiento en el Debe significará "disminución" y el movimiento en el Haber significará "aumento". De esta manera la tecnología contable entonces instruye sobre como una Cuenta sube o baja su valor.

 

Adicionalmente la tecnología contable distinguió dos dimensiones de Cuentas de modo de distinguir entre lo "acumulado" y "flujo". Entonces creo:

- Cuentas "de acumulación".

- Cuentas "de flujo".

 

Y considerando dicha clasificación entonces estableció la siguiente regla, nuevamente por convención:

- Se llamarán cuentas de Activo al conjunto de cuentas "de acumulación" que aumentan en el Debe.

- Se llamarán cuentas de Pasivo al conjunto de cuentas "de acumulación "que aumentan en el Haber.

- Se llamarán cuentas de Gastos al conjunto de cuentas "de flujo" que aumentan en el Debe.

- Se llamarán cuentas de Ingresos al conjunto de cuentas "de flujo" que aumentan en el Haber.

 

Y para cerrar el propósito señalado al inicio de esta hoja, la tecnología contable instaura lo siguiente:

- Se entenderá como Balance General al saldo observado en las Cuentas "de acumulación" considerando al conjunto de Comprobantes del año comercial, tomados desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre.

- Se entenderá como Estado de Resultados al saldo observado en las Cuentas "de flujo" considerando al conjunto de Comprobantes del año comercial, tomados desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre.

- Las Cuentas "de flujo" deben anularse mediante "Comprobante de Cierre" de modo de dejarlas en 0.

- Las Cuentas "de acumulación" deben anotarse para el año siguiente mediante "Comprobante de Apertura".

 

Con base a lo anterior entonces se construye el Plan de Cuentas de una empresa, que consiste en el conjunto de Cuentas que usará una empresa para cada uno de estos 4 tipos. En las siguientes páginas veremos los niveles que tiene el Plan de Cuentas.